Lo smart working nel contesto italiano ed europeo è tornato in auge, complice la crisi energetica conseguente allo Stretto di Hormuz. L’Unione Europea era intenzionata a inserire, nel piano Accelerate EU, la proposta di rendere obbligatorio agli Stati membri almeno un giorno di smart working a settimana. Nelle bozze era circolata quest’idea, poi non se n’è fatto nulla. In ogni caso fa comprendere che «lo smart working è un tema sempre molto attuale, soprattutto quando ci sono delle emergenze», afferma Fiorella Crespi, direttrice dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano. Lo stesso Osservatorio, che monitora questo modello organizzativo, fornisce dal 2012 dati ed evidenze. Rispetto al 2019, in cui erano circa 570mila i lavoratori da remoto, si è arrivati nel 2020, a oltre sei milioni e mezzo, complici le esigenze causate dal Covid. Oggi si contano poco più di 3,5 milioni di lavoratori che per almeno parte del loro tempo operano da remoto. Ma, come vedremo, lo smart working è ben più complesso di una pratica di lavoro “da casa”. Anche a livello tecnologico si sta assistendo a un’evoluzione, in cui anche l’intelligenza artificiale svolge un contributo.
Cos’è lo smart working
Prima di tutto, è bene cercare di comprendere cosa significhi smart working. Secondo la definizione data dal già citato Osservatorio del Politecnico di Milano,
“Smart Working è una filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.
Si differenzia dal telelavoro, prestazione lavorativa “svolta al di fuori della sede aziendale, di solito presso il domicilio del lavoratore, con il supporto di tecnologie”.
L’emergenza Covid, nel 2020, ha portato alla diffusione dello smart working nel contesto italiano «con una velocità e con tassi di crescita notevolmente fuori scala rispetto all’anno prima, ma non è ancora stato appieno compreso nei suoi aspetti positivi e nelle modalità di implementazione», evidenzia Crespi.
Autonomia e flessibilità
Il “vero” lavoro smart va inteso come un approccio in cui le persone “sono autonomamente in grado di scegliere gli strumenti da utilizzare e il luogo da cui lavorare al fine di raggiungere gli obiettivi prefissati”.
Così si fa strada il lavoro ibrido, modalità che prevede il lavoro da ufficio alternato a quello svolto a casa o in altri luoghi.
Smart working «significa lavorare per obiettivi, stando attenti ai risultati, agli output che vengono prodotti, alla qualità, al raggiungimento dei goal aziendali. Significa anche dare autonomia alle persone nel raggiungere questi obiettivi, ma anche flessibilità nel definire come raggiungerli. Si traduce, quindi, nel dare fiducia, creando le condizioni perché possano lavorare al meglio», aggiunge Fiorella Crespi (nella foto).
Va anche ricordato che la “Legge Pmi”, (Legge 11 marzo 2026, n. 34), in vigore dallo scorso 7 aprile, rafforza la sicurezza nello smart working in Italia, rendendo obbligatoria l’informativa annuale sui rischi per i lavoratori in modalità agile.
L’evoluzione tecnologica
Nel tornare ai numeri dello smart working nel contesto italiano, la maggior parte dei 3,5 milioni circa di persone coinvolte opera nelle grandi aziende. A seguire c’è la sfera pubblica e poi le Pmi. Le iniziative di smart working si ritrovano: nel 95% delle grandi imprese italiane; nella PA si arriva al 67%; mentre tra le piccole e medie imprese le adotta il 45%.
Oltre alle dinamiche lavorative, va considerato un altro elemento caratterizzante questo modello organizzativo. «Con l’evoluzione dei progetti di smart working, si è avuta una diffusione di alcuni devices che permettono il lavoro in mobilità: il più importante è il pc portatile», ricorda Crespi.
Altri strumenti, sviluppati in questi anni, sono le piattaforme di collaborazione unificata e messaggistica aziendale, da Microsoft Teams a Google Workplace.
Oltre agli strumenti di collaboration, vanno ricordati anche strumenti come cuffie e speaker, che hanno conosciuto un’evoluzione importante. «Le persone e le organizzazioni si sono rese conto che è importante contare su strumenti di qualità in termini audio, oltre che video. Ci sono anche strumenti che, in alcuni casi, anche grazie all’intelligenza artificiale, permettono di schermare i rumori, migliorando notevolmente la qualità del lavoro».
Oltre alle tecnologie, è cresciuta anche l’attenzione da parte delle organizzazioni a illustrare ai propri dipendenti come utilizzare questi strumenti. «Non significa solo spiegarne le funzionalità, da un punto di vista tecnico, ma anche aiutarli a capire quando utilizzare uno strumento o un altro a seconda dell’obiettivo che si vuole perseguire», sottolinea Crespi.
Il ruolo dell’AI
Come entra in gioco l’intelligenza artificiale nello smart working, nel contesto italiano e non solo? «Premesso che ci sono in atto domande e riflessioni su come AI entra nello smart working, e la direzione dell’impatto che ha e avrà, si può certo mettere in rilievo del contributo dell’intelligenza artificiale generativa». Essa ha un impatto significativo «soprattutto sul lavoro individuale, supportando le persone nello svolgere il proprio lavoro, rendendole più autonome». Un altro tema è legato all’acquisizione di competenze: «l’AI aiuta a sviluppare competenze in modo più o meno rapido e qualificato», prosegue la direttrice dell’Osservatorio Smart Working.
L’intelligenza artificiale, inoltre, è inserita in tutti gli strumenti di collaboration, aiutando i team a svolgere alcune attività ripetitive, come la reportistica o la sintesi.
Ci sarà sicuramente da comprendere gli ambiti contestuali della AI, per valutarne lo sviluppo e le implicazioni, anche per tutelare la privacy e la sicurezza delle informazioni, oltre alla pertinenza e la qualità delle stesse. In ogni caso, il suo contributo è destinato a crescere, anche sotto forma di Agentic AI.
Il futuro dello smart working
Come possiamo immaginare lo smart working nel contesto italiano e internazionale nel prossimo futuro? «Di certo rimarrà, anche se è probabile che si andrà verso una maggiore differenziazione dei modelli anche all’interno della stessa azienda. Da un punto di vista di policy aziendali e di regole, possiamo immaginare che ci potranno esserci variazioni sulle modalità con cui verrà organizzato, su base temporale, con una possibile evoluzione in tal senso. Potremo assistere a uno sviluppo futuro più flessibile, reso tale anche grazie all’impiego di tecnologie che potranno aiutare a rendere efficienti alcune attività, magari riducendo anche lo stesso orario lavorativo».
A livello tecnologico, «l’AI sarà sempre più presente nel nostro modo di lavorare – prosegue Crespi –. Probabilmente ci troveremo ad avere a che fare, oltre che con colleghi in carne e ossa, sempre di più con “colleghi virtuali”, in grado di prendere qualche decisione in autonomia». Quindi, è possibile prevedere che nei team potranno cambiare anche le modalità stesse di lavoro.
Un supporto in vari contesti
Questa evoluzione tecnologica si può supporre che potrà essere di aiuto anche in contesti lavorativi ripetitivi o pericolosi, aiutando a rendere più sostenibili alcune mansioni e a offrire un supporto anche considerando che la forza lavoro diminuirà, dato l’inverno demografico.
Quindi, si potrà pensare anche all’applicazione di tecnologie in grado di fornire un contributo ancora più ampio non solo in termini di lavoro di ufficio, ma anche nelle attività di operation & maintenance, per esempio. «In qualità di Osservatorio Smart Working intendiamo capire come la realtà aumentata, la robotica, i droni e altre soluzioni potranno cambiare le modalità di lavoro, alleggerendo le persone, rendendo il lavoro più sostenibile, anche meno pericoloso in alcuni casi, potendo applicare logiche di lavoro più “intelligente”, per obiettivi, con flessibilità anche a quei profili di lavoratori che oggi sono in parte esclusi, perché la loro presenza è attualmente fondamentale», conclude Fiorella Crespi.
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