Smart Office: oltre il semplice “posto di lavoro”

Abbiamo parlato molto spesso, su questo blog, di Smart Working e delle sue declinazioni. Ultima, solo in ordine di tempo, quella dedicata allo Smart Workplace. Oggi è il turno dello Smart Office, concetto che sembra coincidere con il precedente ma che in realtà offre delle specificità tutte sue.

Per arrivarci, però, fermiamoci ancora un attimo allo Smart Working, e facciamolo guardando alla sua definizione legale. Perché il Lavoro Agile – così lo chiama ufficialmente il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali – è delineato da precisi connotati stabiliti da una legge, la n. 81 del 2017, che lo ritraggono come “una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività”.
In pochi punti: organizzazione flessibile, accordo tra le parti che decidono di attuarlo, uso di strumenti che permettano di realizzarlo.

Smart Office, il terreno di gioco

Il punto di partenza è nella definizione legale, ed è aiutare il lavoratore a conciliare i tempi di vita e impiego senza nulla togliere alla produttività; al contrario, favorendola. Non è dunque casuale che, come riportato dal Politecnico di Milano, entro il 2024 il 70% delle aziende italiane potrebbe adottare lo Smart Working avviando una revisione integrale degli spazi e delle modalità di lavoro. L’Osservatorio Smart Working ha stimato in questo cambio di paradigma un risparmio del 30% nei costi aziendali e di oltre il 15% nell’aumento di produttività dei dipendenti .

Su questo punto si innesta il capitolo Smart Office. Non parliamo infatti solo di luogo di lavoro, ma di ufficio inteso in senso organizzativo. La snellezza che per sua natura contraddistingue questa modalità di lavoro, infatti, deve necessariamente accompagnarsi a un‘organizzazione e a una pianificazione dettagliate. Ciò serve per evitare il danno maggiore: confondere i tempi della vita privata con quelli del lavoro. Sarebbe il caos, e porterebbe chi lo vive a vedere nell’ufficio “fisico” l’unica soluzione per lavorare con profitto.

Ecco perché è il livello di impegno dello Smart Worker a caratterizzare il successo dello Smart Working e l’efficienza dello Smart Office. Il cui obiettivo non può essere solo quello di lavorare da casa; se così fosse, allora sì sarebbe meglio rimanere nel tipico ufficio tradizionale.

Smart Office = struttura snella

L’abbiamo visto parlando di Smart Workplace: il luogo è secondario. Quel che conta sono gli strumenti: buon hardware, software collaborativi e l’indispensabile collegamento a internet. In un mondo ancora molto definito dall’ambiente in cui si lavora, tutto ciò appare davvero rivoluzionario.

Casa, co-working, trasferta, sede ufficiale: tutto va bene. Anche perché la stessa mobilità può essere vista come un valore: il dinamismo è certamente un modo per ampliare il proprio bagaglio di conoscenze.

Quanto alla flessibilità dell’orario, qui è tutto nelle mani – anzi, nella testa – del lavoratore. Sta a lui darsi la necessaria disciplina per non creare guai, ritrovandosi a lavorare ogni sera fino a tardi perché durante il giorno ci si è presi troppa libertà.

Smart Office, la libertà è responsabilità

Nessuno di noi ama lavorare con il proprio capo in modalità “sentinella”, impegnato in un continuo controllo sul nostro lavoro. E però, attenzione:una volta che con il datore di lavoro si sono condivisi procedura operativa, fasi, cicli e obiettivi, allora non resta altro che la nostra responsabilità nell’affrontare i compiti assegnati. Come dire: il prof non c’è e posso spassarmela? Ecco, quello poteva talvolta essere ammesso a scuola, non nel mondo del lavoro.

Smart office = meno costi

I primi a ridursi sono inevitabilmente i costi dello spostamento, con grande felicità dei pendolari. Poi ci sono quelli del pranzo, che a casa cosa sicuramente meno che fuori. E per l’azienda, incentivare lo Smart Working significa sicuramente risparmiare su tutto ciò che è richiesto dalle spese di struttura, necessarie per consentire agli impiegati di fare il proprio lavoro.

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