Per inviare comunicazioni scolastiche a insegnanti e genitori la scuola si avvale di sistemi di posta elettronica. Quali sono le regole da seguire in caso di invio di dati sensibili o di mail a più destinatari? Vediamo come inviare email tutelando la privacy a scuola
Email e violazione della privacy
Quando la scuola deve inviare comunicazioni a genitori e insegnanti normalmente ricorre alla mail, ma per evitare di violare la privacy a scuola degli studenti è importante capire quanto l’email sia un dato importante per la riservatezza.
Come specificato in quest’articolo di La legge per tutti, l’indirizzo email è un dato personale. Al pari di numero di telefono e indirizzo di casa, divulgarlo senza il consenso del proprietario è una violazione del diritto alla riservatezza.
I casi di violazione della privacy a scuola
Ci sono stati diversi casi di violazione della privacy a scuola. Nel 2018 una scuola della provincia autonoma di Trento ha inviato una mail a più destinatari contenente in chiaro gli indirizzi email di genitori di alunni non regolarmente vaccinati . Qui potete leggere il provvedimento del Garante della Privacy.
Anche quest’anno una scuola è stata sanzionata per aver erroneamente divulgato dati sensibili di tipo sanitario riguardanti gli alunni.
Per avere tutti i dettagli sulla tutela dei dati personali da parte degli enti scolastici è possibile leggere le Faq sulla privacy a scuola create dal Garante della Privacy
Come inviare comunicazioni scolastiche senza violare i dati personali
L’ideale per inviare comunicazioni scolastiche è l’utilizzo della PEC, ma non tutti i genitori sono provvisti di un indirizzo di posta elettronica certificata a cui inviare i file.
La scelta è quindi obbligata verso la posta elettronica ordinaria, ma come si può tutelare la privacy a scuola con l’invio di una classica mail?
Scrivere correttamente l’indirizzo email del destinatario
Per prima cosa, attenzione a scrivere in modo corretto l’indirizzo di posta elettronica a cui inviare la mail. Può sembrare banale, ma basta un solo carattere errato per compromettere l’invio della mail.
Nei casi migliori la mail tornerà indietro perché l’indirizzo è inesistente, ma il rischio è quello di inviare il messaggio a un destinatario completamente diverso e violare la privacy di studenti, genitori o insegnanti.
Inviare allegati protetti da password e utilizzare sistemi In cloud
Quando la scuola deve inviare documenti sensibili a un indirizzo mail il consiglio è quello di creare un allegato in formato .zip e protetto da password (in questo articolo viene spiegato come fare passo per passo).
La password del documento andrà ovviamente inviata in un secondo momento al destinatario e attraverso un altro metodo di contatto (sms, messaggistica istantanea, telefonata, indirizzo email differente)
Un altro sistema per proteggere la privacy a scuola nell’invio di documentazione riservata è utilizzare i sistemi in cloud o software open source per la gestione delle classi digitali.
Inviare email a più contatti: utilizzo del campo CCN e la privacy a scuola
Come abbiamo detto l’indirizzo email è un dato personale non divulgabile, per questo motivo quando la scuola deve inviare una comunicazione a più contatti non può semplicemente inserirli tutti nel campo dei destinatari o CC e fare un invio massivo, ma deve procedere con più accortezza.
Per tutelare la privacy a scuola è consigliato l’utilizzo del campo CCN, copia carbone nascosta, grazie al quale i destinatari riceveranno la mail senza avere la possibilità di vedere a chi altro è stata inviata.
Invio di newsletter e privacy a scuola: i software di e-mail marketing
Se non si devono mandare documenti specifici ma semplicemente comunicazioni rivolte a tutti i genitori, il modo più semplice di inviare mail senza violare i dati personali è utilizzare dei software di e-mail marketing.
Grazie a questo tipo di software è possibile inviare mail a più contatti, esattamente come per le newsletter.
Quali software scegliere? Dai più conosciuti Mailchimp, Active campaign e SendinBlue (che sono software freemium o a pagamento) la scelta passa anche dall’open source: ecco qui una lista di 12 software open source per l’email marketing totalmente gratuiti
Attenzione però, per inserire un contatto nelle liste è necessario avere il consenso al trattamento dei dati personali da parte del proprietario dell’indirizzo email (cartaceo oppure ricevuto tramite il box di registrazione alla newsletter sul sito web della scuola).
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