Robotic process automation (RPA), ecco perché è la grande ascesa negli uffici 

Quali sono i principali vantaggi e gli aspetti da considerare per una corretta implementazione della RPA in azienda? 

L’automazione dei processi con i software RPA si annuncia come la nuova rivoluzione informatica ed è già oggi utilizzata come soluzione per l’efficientamento delle strutture organizzative. Si tratta di tecnologie software che hanno lo scopo di automatizzare in modo profondo i processi di back office. 

Sono software che opportunamente configurati permettono di imitare le attività di una risorsa umana e interagire con le applicazioni in essere, permettendo, di fatto, di sollevare il personale da tutte le incombenze ripetitive e di routine dei processi amministrativi, quali l’acquisizione e l’inserimento di dati, i controlli, le spunte, eccetera. 

I vantaggi degli RPA 

La RPA deve il suo successo principalmente al costo di esercizio molto basso, che è anche di molto inferiore al costo dei servizi di back office in offshoring: il costo di un robot è 1/9 del costo di una normale risorsa “in house” e 1/3 di una risorsa off shore. Le tecnologie di Robotic Process Automation (RPA) hanno abilitato il lavoro da remoto su diverse aree aziendali e, in tal senso, l’Automation ha assicurato la business continuity delle impresa, molto apprezzata specialmente durante la pandemia, riducendo quindi il rischio di potenziali blocchi operativi. 

Ai benefici generati nell’attuale situazione emergenziale, si aggiungono quelli che per natura derivano dall’adozione di tecnologie di Automation, come: 

• la riduzione dei costi determinata dalla possibilità di dedicare le proprie risorse ad attività a più alto valore aggiunto (le organizzazioni che hanno adottato soluzioni di automazione hanno raggiunto una riduzione dei costi pari al 24% nel 2020, in aumento rispetto al 19% del 2019 – Deloitte Insights, Novembre 2020. Automation with intelligence. Pursuing organisation-wide reimagination), 
• l’aumento della produttività che genera un impatto positivo sulle revenue (le organizzazioni che hanno adottato soluzioni di automazione hanno aumentato la capacità produttiva del 12% nel 2020 –sempre dalla pubblicazione di Deloitte Insights) 

• il supporto nel miglioramento del time-to-market a garanzia di un migliorato livello di servizio per i clienti. 

L’integrazione dei robot nell’organizzazione aziendale 

Gli elementi base che le imprese devono tenere in considerazione nell’adozione e integrazione dei robot all’interno del contesto organizzativo sono tre: 

• Governance: identificare i ruoli chiave a cui assegnare le leve necessarie a garantire il governo end-to-end del piano di automazione. È necessario dotarsi di un modello operativo evoluto che preveda la creazione di una nuova unità organizzativa tramite l’integrazione di personale altamente qualificato e competente, sia dal punto di vista della conoscenza dei processi di business che da quello tecnologico; 
• Competenze: introdurre dei piani di re-skilling delle risorse a tutti i livelli dell’organizzazione con l’obiettivo di allineare la vision strategica con le attività operative, tramite una modalità di creazione delle opportunità che non si basi solo su un modello top-down dove i vertici organizzativi identificano gli ambiti di applicazione, ma su un modello buttom-up che risponda alle esigenze quotidiane dell’organizzazione; 

• Tecnologia: definire gli “abilitatori tecnologici” da utilizzare per abilitare l’automazione end-to-end, partendo dalla revisione dei processi di business e disegnando i processi To-Be tenendo in considerazione il grado di maturità delle tecnologie nell’utilizzo su larga scala. 

In futuro il livello di qualificazione richiesto ai dirigenti aziendali sarà superiore poiché tutte le attività ripetitive saranno effettuate dai robot. Per esempio, I back office cambieranno struttura, vedendo ridurre in modo significativo il numero delle risorse, che saranno dirottate su attività commerciali e di analisi dei dati. Nei processi amministrativi/contabili e di gestione del reporting direzionale il personale potrà finalmente dedicare la maggior parte del proprio tempo alle analisi dei risultati aziendali piuttosto che alla noiosa produzione e revisione dei dati.