Pfu-Fujitsu guida un progetto a Milano
per dematerializzare il documento cartaceo
Volendo parafrasare un famoso film con Roberto Benigni (Johnny Stecchino), possiamo dire che – come per Palermo era il «ciaffico» – il vero problema degli uffici amministrativi è la carta.
Negarlo è difficile: quando siete allo sportello notate subito quanti fogli vengano stampati, utilizzati, archiviati e consegnati all’utente, che torna a casa con un ulteriore carico di documenti da gestire e conservare da qualche parte.
La produzione di documenti della Pubblica Amministrazione è un problema da gestire per tre motivi: velocizzare le procedure, ridurre gli sprechi, soddisfare una sacrosanta esigenza di ecosostenibilità.
Vi sono, poi, vantaggi non meno importanti per il cittadino, poiché una soluzione che migliora la gestione cartacea della P.A. si traduce in maggior trasparenza verso l’utente, e in una sua più attiva e serena collaborazione.
Il progetto Zero Carta
Si tratta di un progetto Pfu-Fujitsu, realizzato in collaborazione con il Comune di Milano, che ha avviato un processo di «dematerializzazione» delle denunce per mezzo della firma autografa/biometrica,
da effettuare agli sportelli tributari. Nella sede centrale di via Larga
è attivo un salone multiservizio da 36 sportelli.
In particolare, l’attività di dematerializzazione riguarda tre tipi di attività:
Presentazione di denunce sottoscritte con firma autografa
Presentazione di denunce sottoscritte con firma biometrica
Gestione dei documenti per il pagamento dei tributi
Come funziona il progetto
Nel primo dei casi elencati, il cittadino esibisce allo sportello i documenti necessari alla propria pratica. I documenti vengono scansiti con strumentazione Fujitsu, convalidati dal cittadino stesso con firma autografa, e gli vengono infine restituiti. Il documento digitale viene inserito nel sistema informativo del Comune di Milano, mentre una copia della denuncia passa al sito di stoccaggio.
Nel caso della denuncia con firma biometrica, il procedimento è lo stesso; semplicemente, la validazione della pratica è fatta attraverso – appunto – la firma biometrica e non è necessario inviare la copia della denuncia allo stoccaggio.
La procedura appena descritta, infine, si applica interamente alla gestione dei documenti per i tributi (IMU, TARI, etc).
- Miglioramento nel cercare e condividere i documenti aziendali 59%
- Miglioramento dei processi produttivi 46%
I risultati
I vantaggi sono molteplici. Ai due indicati nel grafico a lato – i più evidenti – se ne aggiungono altri, come la riduzione di oltre il 40% degli spazi fisici di stoccaggio e un miglioramento di quasi il 40% nella sicurezza dei dati e nella loro conformità alla legge.
Il contributo Pfu-Fujitsu
La dematerializzazione è guidata da un software proprietario Fujitsu (Paper Stream Capture) che esprime le caratteristiche seguenti:
-
- Definisce molteplici modalità di acquisizione;
- Gestisce la separazione del lotto di acquisizione in documenti;
- Definisce regole di rilascio anche tramite FTP;
- Riconosce Separator Sheet e Barcode;
- Gestisce il formato PDF/A tra i possibili formati di output;
- Consente l’integrazione di singole nuove pagine a partire da file system o da una nuova scansione
La manutenzione e l’aggiornamento di tutte le componenti del software sono gestite da un tecnico specializzato distaccato nella sede dell’ufficio amministrativo.
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CATEGORIA SMART
TECNOLOGIA
Software, scansione
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